11 dicas para manter seu escritório organizado

Manter seu escritório organizado é muito importante para o aumento de produtividade. Imagine chegar em sua sala comercial na qual existam fios espalhados pelo chão, objetos derrubados e pilhas de papéis sobre as mesas.

Com a correria do dia a dia, muitas vezes a organização é colocada em segundo plano. Dessa forma, uma organização é feita somente quando o ambiente de trabalho encontra-se praticamente inabitável.

É normal uma baguncinha ou outra de vez enquanto, estudos mostram que pessoas “bagunceiras” tendem a ser mais criativas que as outras. O que não pode acontecer é deixar a bagunça se tornar parte da cultura empresarial e que propicie à desorganização.

Mas como a organização do ambiente de trabalho pode afetar a sua produtividade e, mais importante, o que fazer diante disso?

A maioria das técnicas dá destaque à gestão de tempo, seja por manter as prioridades certas ou por seguir métodos que ajudam a se concentrar e realizar mais tarefas em períodos menores.

Neste conteúdo de darei dicas de como manter seu escritório organizado, confira!

1. Usar menos documentos impressos

O uso dos documentos em papel é o principal motivo para a desordem no escritório, mas este quadro está para mudar. Com o avanço da tecnologia cada vez menos o uso do papel se torna necessário, trazendo melhorias para o meio ambiente e na agilidade de processos.

Por enquanto, nossa realidade ainda é esta, dependemos de papéis para diversas situações e o que mais provoca ruído na organização é falta de um local fixo para armazená-los, como por exemplo um fichário.

Sem um local fixo, na hora que algum colaborador retirar um documento necessário, na hora de devolvê-lo, não saberá mais onde guardá-lo novamente. Tendo um ficheiro devidamente organizado (de preferência de forma visual: com fitas coloridas ou postite) ajudará a resolver esta dificuldade.

Outra solução seria por meio da digitalização de documento e posteriormente disponibilizá-los em formato digital para a equipe de trabalho com o auxílio de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

Dica: ao buscar um software GED, certifique-se que o mesmo possua permissões diferentes para cada usuário. Desta forma você dá a permissão para arquivos específicos à pessoas certas, preparando seu negócio para a nova lei LGPD.

2. Aproveite os armários

Falando a respeito do aproveitamento do espaço físico do escritório, uma dica é reduzir a quantidade de armários com a fixação de prateleiras de parede.

Dessa forma é possível delimitar o uso dos armários apenas para guardar de documentos, que devem ser mantidos em local restrito ao controle dos administradores/gerentes.

Os demais itens impressos, como os livros, podem ser organizados nas prateleiras de parede, sendo esta também uma forma de investir na decoração do escritório.

3. Utilize as paredes

Não fique apenas no plano da sua mesa. Utilize as paredes para pendurar murais e calendários mensais para anotar recados, prazos, checklists básicos do dia a dia ou até uma apresentação que você precise conferir constantemente no computador. Olhar e anotar as tarefas ajudam a memorizar até 80% mais do que apenas escutar.

4. Deixe só o necessário na sua mesa de trabalho

Para manter sua mesa sempre limpa e organizada, elimine os objetos que estão obsoletos, como: bonecos colecionáveis, porta-retratos e canetas que você não utiliza. Além disso, dê lugares fixos aos objetos que você queira manter. Esses pequenos detalhes irão economizar o seu tempo durante o dia.

Se você não possui um lugar para guardar objetos pessoais, como bolsa, casaco e necessaire, é provável que eles acabem ficando em cima da sua mesa de trabalho. O ideal é ter um armário especial para guardar esses objetos assim que chegar no escritório.

5. Descarte de papel

O hábito de “guardar o que não é necessário” prejudica a organização do escritório, porém é muito simples evitar este tipo de situação.

Basta ter em seu ambiente uma fragmentadora de papel para o descarte de itens que não serão mais utilizados no desenvolvimento dos trabalhos. A fragmentadora, ainda ajudará a manter o sigilo dos documentos fragmentados.

Papéis soltos espalhados pela mesa são os arqui-inimigos do foco. Apegar-se a eles por achar que serão importantes em algum momento pode ser um engano, principalmente se você já está guardando-os a meses. Jogue-os no lixo. Se você ter certeza que eles serão realmente necessários no futuro ao menos encontre um lugar fixo para eles, como uma gaveta, uma caixa ou uma pasta.

Importante: Revise sempre os materiais impressos antes de descartá-los. E na dúvida consulte algum supervisor.

6. Faça a decoração com móveis funcionais

Nos últimos anos, se tornou tendência o uso de móveis funcionais nas empresas e isso tem um bom motivo: eles servem tanto como peça de decoração, alegrando e embelezando o ambiente, quanto para facilitar o trabalho.

Os mais comuns são os móveis que têm duas funções diferentes e economizam espaço quando não estão em uso.

Isso normalmente é feito com peças que utilizam áreas pouco aproveitadas, como as paredes, que são um bom exemplo dessa mudança no uso do espaço.

Antes usadas apenas para pendurar quadros, elas agora podem abrigar prateleiras discretas e muito úteis, que dispensam o uso de armários robustos no escritório.

Outro exemplo bastante aplicado são baús que, quando fechados, podem ser usados como sofás. São os locais perfeitos para guardar livros, documentos, dentre outros materiais, além de ficarem ótimos em áreas de recreação.

7. Escolha Bons Aplicativos Corporativos

Existem aplicativos corporativos que podem ajudar muito na organização do escritório. Hoje em dia, para cada necessidade de uma empresa, existem soluções tecnológicas de qualidade no mercado, desde os apps de comunicação interna e gestão de projetos até a contratação de serviços comuns.

E assim como no caso da gestão de documentos, esses aplicativos servem para automatizar tarefas comuns, facilitar as interações com os clientes e reduzir custos, tudo isso sem gerar mais papéis que precisam ser guardados ou descartados.

8. Use objetos que economizam espaço e facilitam a comunicação

Um problema que muitas empresas enfrentam é a falta de espaço. Algumas das razões para isso são o alto preço do aluguel, o crescimento rápido da equipe ou a falta de melhores opções dentro da área escolhida para sediar a empresa.

O fato é que esse problema pode ser resolvido, ao menos em parte, pelo uso de objetos que economizem espaço, como caixas organizadoras.

Elas podem guardar grandes quantidades de objetos menos utilizados, mas ainda assim mantê-los à disposição quando necessário.

Outra boa opção são os quadros de comunicação, que podem servir para distribuir avisos coletivos e realizar reuniões abertas de planejamento com maior clareza e, novamente, sem o uso de papel.

9. Motive sua equipe a manterem-se organizados

Nenhuma dessas dicas vai ser suficiente se a ideia de manter o escritório bem organizado não se tornar um hábito compartilhado por todos. Pensando nisso, é essencial que você torne essa tarefa suave e constante.

Comece implementando as mudanças aos poucos, eduque a equipe e tire um tempo para organizar o ambiente de trabalho, no início de cada dia ou antes de encerrar o expediente.

Se você é o líder do seu setor lembre-se de manter o exemplo, não adianta nada você ter sempre a mesa bagunçada e querer cobrar dos outros algo que nem ao menos você faz.

Essas pequenas ações serão suficientes para manter os colaboradores motivados e produtivos, com o escritório organizado e sem desperdícios.

10. Hierarquize o local de armazenamento

Por exemplo, caso você utilize gavetas para organizar seus documentos, disponibilize-os de forma que as demandas mais frequentes fiquem na primeira gaveta e quanto menos requerido for um documento organize-os nas gavetas inferiores. Caso necessário faça uso de um organizador interno de gavetas.

Uma dica é utilizar índices de plástico ou índices de cartolina para realizar a hierarquização dos documentos. Caso monte uma pilha, considere deixar os documentos mais utilizados em cima e os menos requeridos em baixo.

Em armários, quanto mais à frente estiver a disposição de um objeto melhor e mais rápido será de encontrá-lo, quanto mais ao fundo, menos o objeto é necessário.

11. Filosofia Boomerangue

Aprendi a filosofia Boomerangue com minha irmã que é pedagoga. Ela a utiliza com todas as crianças que ensina, para que elas aprendam desde cedo que cada coisa tem o seu lugar. A filosofia Boomerangue consiste na frase: “Tudo o que sai do lugar… Volta pro mesmo lugar”.

Por mais que seja uma metodologia aplicada com crianças é comum em ambientes corporativos “desorganizados” nos depararmos com pessoas que pegam algum objeto emprestado e o deixa em outro local completamente aleatório.

Se o lugar onde os materiais estão forem especificados, e com o apoio de toda equipe é possível manter as coisas em seus devidos locais e de fácil acesso para a hora que você ou os demais colaboradores que forem utilizá-las.

Com essas práticas não tenha dúvidas de que você conseguirá manter seu escritório sempre organizado, o que é fundamental para a qualidade na execução dos processos e a conquista de bons resultados com o trabalho em equipe.

Agora basta aplicar e compartilhar nossas dicas com seus colegas de trabalho para que todos possam dispor de um escritório organizado e consequentemente, de um ambiente agradável e que inspire produtividade!

Chegamos ao final de mais um artigo aqui no Blog da Menno.

Espero que tenha gostado!

Forte Abraço.