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Blog da Menno
Descarte de documentos: o que você precisa saber para descartar corretamente
O descarte de documentos é um processo que segue critérios pré estabelecidos e um bom planejamento empresarial.
Grande parte das empresas costumam cometer erros ao realizar o descarte de suas documentações, resultando em possíveis violações à Lei Geral de Proteção de Dados.
Muitas empresas cometem diversos erros ao realizar o descarte de documentos que resultam na violação de leis e podem ter sérias consequências para o negócio.
Neste artigo, você vai entender melhor sobre como realizar a gestão e o descarte de documentos da forma correta e assertiva, sem prejudicar a empresa. Leia a seguir!
Como realizar o descarte de documentos corretamente
Antes de entender como realizar o descarte de documentos de forma correta, é fundamental saber quais são os documentos importantes que devem passar por esse processo.
É importante saber que a maioria dos documentos em uma empresa são confidenciais, e não devem ser compartilhados com terceiros pois se tratam de registros que devem ser mantidos em segurança.
De forma generalizada, documentos desse tipo são sobre:
- Procedimentos operacionais;
- Dados técnicos de produtos e serviços;
- Informações sobre propriedade intelectual, como patentes, direitos autorais e marcas registradas;
- Dados financeiros;
- Dados pessoais de funcionários e clientes.
Sobre a LGPD
A partir do ano de 2020, passou a vigorar a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), a qual estabeleceu normas para empresas públicas e privadas que lidam com dados pessoais de clientes e usuários.
Ela exige que os documentos sejam tratados a partir de um ciclo de vida bem definido, protegendo principalmente os donos dos dados sensíveis contidos em cada um deles.
Uma das formas de realizar esse controle e tratamento é através da adoção de uma tabela que mostra o prazo pelo qual cada registro deve ser armazenado antes de ser eliminado, organizando o seu ciclo de vida.
Entretanto, é importante que os procedimentos associados a essas tarefas estejam previstos em uma política de gestão de documentos da própria empresa.
Fragmentadoras: a melhor forma de realizar o descarte de documentos
As fragmentadoras são utensílios capazes de fazer o descarte de papéis, CDs, disquetes, pen-drives e cartões. Cada modelo varia de acordo com uma norma de segurança pré estabelecida, chamada DIN 66399.
A partir dessa norma, estabelecem-se três classes de proteção divididas em níveis de segurança que servem como guia na proteção de empresas, instituições e pessoas contra espionagem e coleta não autorizada de informações confidenciais.
A Menno conta com modelos de fragmentadoras indicadas para cada um dos casos. Veja abaixo alguns exemplos.
1 – Fragmentadora Secreta 15C Plus
A Fragmentadora Secreta 15C da Menno é ideal para deixar os dados dos seus arquivos em segurança. Ela foi desenvolvida para destruir arquivos de forma rápida e eficiente. É capaz de fragmentar até 15 folhas de uma vez e deixá-las em partículas de até 4×40 mm.
2 – Cortadeira Destroyer 250 BR P Bivolt
A cortadeira de papel Destroyer 250 foi desenvolvida para destruir em grande quantidade documentos, papéis e formulários contínuos, além de CDs, DVDs e cartões. Ela é capaz de fragmentar até 25 folhas de uma vez e deixá-las em partículas de 3,9x40mm.
3 – Cortadeira Destroyer 400
A cortadeira de papel Destroyer 400 foi desenvolvida para destruir em grande quantidade documentos, papéis e formulários contínuos, além de CDs, DVDs e cartões. Ela é capaz de fragmentar até 45 folhas de uma vez e deixá-las em partículas de 6,5×47,5 mm.
E aí, gostou de saber mais sobre como realizar o descarte de documentos da melhor forma possível? Em nosso blog você encontra mais dicas como essa. Clique aqui e acesse agora!
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Até a próxima!
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