Fragmentadora de papel: dicas de como escolher a certa para seu escritório

Quando se trabalha em escritório o acúmulo de papel acaba sendo um dos principais problemas. Uma hora o descarte do material acumulado se torna obrigatório, porém o que acaba complicando não é o descarte, mas sim a forma de como isso é feito.

Com a lei geral de proteção de dados chegando cada vez mais próxima, as empresas precisam se preparar para implementar ou otimizar processos que garantam a segurança das informações de clientes, colaboradores, parceiros. E na hora do descarte a segurança não pode faltar.17

Neste post, passarei dicas de como escolher a melhor fragmentadora de papel para seu escritório.

O que é uma fragmentadora de papel?

Uma fragmentadora de papel é um equipamento específico para trituração de papéis e outros documentos.

É uma excelente maneira de destruir documentos confidenciais, antigos, papéis indesejados e qualquer outro tipo de papelada que esteja sendo acumulado em seu escritório.

Eles também são uma ótima maneira de destruir antigos cartões de crédito e CDs.

O que você pode fragmentar?

Existem vários tipos de documentos que você quer e precisa destruir.

Todos os documentos antigos que contenham informações pessoais e confidenciais devem ser eliminados corretamente para que não haja riscos de roubo de dados. A preocupação com a segurança pessoal é a principal razão pela qual as empresas adquirem uma fragmentadora de papel.

Embora você possa contratar empresas especializadas em descarte de documentos, esse serviço na maioria das vezes pode custar bem caro e levar boa parte do seu orçamento.

A compra de uma fragmentadora de papel para sua empresa, além de economizar gastos com terceirização de serviços, aumentará o seu nível de segurança, visto que seus documentos não precisarão sair da empresa para serem triturados.

Quando se trata de proteger suas informações e evitar consequências legais, o investimento em um equipamento como esse é essencial.

O que considerar na hora de escolher uma fragmentadora?

Assim como você já deve fazer em outras compras, para adquirir uma fragmentadora de papel também é necessário conhecer algumas das funções básicas do equipamento. Confira abaixo algumas especificações importantes para considerar ao comprar uma fragmentadora.

Número de folhas

A grande diferenciação entre as fragmentadoras é a quantidade de papel que cada uma consegue fragmentar simultâneamente.

Quanto maior a capacidade, maior será o valor da fragmentadora. Entretanto, com uma capacidade de folhas maior, o trabalho será realizado rapidamente.

Se sua empresa produz uma alta quantidade de documentos por dia, vale muito a pena investir em uma fragmentadora de papel de alta contagem.

Nível de segurança

A segunda forma de diferenciar as fragmentadoras é por meio do seu nível de segurança que podem variar de P1 até P6. Quanto maior o nível de segurança, mais fragmentado o papel fica e menores serão as chances de alguma informação vazar do documento.

Cartões de crédito e CDs

Como os cartões de crédito e CDs não são feitos de papel, algumas fragmentadoras mais simples, não possuem a funcionalidade de destruí-los.

As empresas que precisam  destruir cartões antigos, como cartão de banco e crachás de ex-funcionários, devem certificar-se de que esse recurso esteja disponível na fragmentadora que deseja adquirir.

Volume

Quanto papel você pode destruir antes de esvaziar o cesto e começar de novo? O volume do cesto deve ser um dos aspectos a ser analisado antes de adquirir uma fragmentadora de papel.

Qualquer empresa que destrua um grande volume de papéis vai querer uma máquina com uma capacidade maior para não ter necessidade de trocar a sacola recolhedora com frequência.

Qual a melhor Fragmentadora de papel para seu escritório?

Quem deseja proteger a empresa contra fraudes de identidade, cumprir a legislação de proteção de dados ou apenas limpar a desordem em torno de sua casa ou escritório, precisa considerar alguns atores importantes ao escolher uma fragmentadora de papel certa para a sua necessidade.

Caso você esteja com dúvidas sobre se realmente necessita de uma fragmentadora confira o conteúdo Fatores CRUCIAIS para se ter uma Fragmentadora de Papel no seu escritório e veja se solução te fará falta.

Para ser mais específico, antes de fazer a sua escolha, existem 3 perguntas simples que você deve fazer a si mesmo. São elas:

1. Onde a fragmentadora será usada?
2. Qual nível de segurança é necessário?
3. Quais recursos adicionais da fragmentadora facilitarão seu trabalho?

1. Onde a fragmentadora será usada?

As fragmentadoras podem ser usadas ​​em todos os ambientes de trabalho e também nos domésticos. Para entender o tipo de fragmentadora que você deve comprar é necessário pensar no número de pessoas que usarão a fragmentadora e quanto papel será necessário para destruir os documentos de uma só vez.

Em ambientes de escritório maiores, vários usuários podem precisar fragmentar um após o outro. Já para uso doméstico, a fragmentação pode ser um pouco menos frequente, portanto, a fragmentadora só precisaria ser executada continuamente por alguns minutos.

2. Que nível de segurança é necessário?

Suas necessidades de segurança dependem da confidencialidade dos documentos que você está destruindo.

Uma fragmentadora de corte em tiras oferece proteção básica, cortando cada folha A4 em aproximadamente 36 tiras. Já uma fragmentadora de corte em partículas oferece melhor proteção contra fraudes, já que as peças cortadas estilo “confete” se tornam extremamente difíceis de montar.

Para documentos altamente confidenciais, uma fragmentadora de papel de micro cortes oferece proteção superior para retalhar um pedaço de papel em mais de 2.000 peças, tornando praticamente impossível a recuperação dos documentos.

3. Quais recursos da fragmentadora facilitarão seu trabalho?

Depois de escolher as especificações básicas para atender aos seus requisitos de uso e segurança, você pode começar a investigar os recursos inovadores que podem tornar a experiência de fragmentação muito mais fácil, rápida e segura.

Recursos indispensáveis

Existem alguns recursos que são indispensáveis para facilitar o processo de fragmentação. Falarei sobre os mais importantes abaixo.

Capacidade de folha

A Capacidade da folha é o número de folhas de papel que você pode destruir de uma só vez. Quanto maior a capacidade de folha, mais rápido você pode destruir grandes pilhas de papel.

Tempo de execução

O tempo de execução é o tempo que uma fragmentadora pode fragmentar continuamente antes de precisar esfriar.

Características de segurança

As fragmentadoras de papel da Menno oferecem recursos de segurança que fornecem níveis variados de proteção, desde o básico Safety-Lock até segurança mais avançada, como a tecnologia SafeSense, que automaticamente para a fragmentadora quando a abertura do papel é retirada.

Economia de energia

As fragmentadoras Menno oferecem dois recursos de economia de energia, um recurso básico de desligamento automático, que desliga a máquina após de um tempo de inatividade, e um sistema de economia de energia que reduz o consumo de energia em uso e desliga após períodos de inatividade.

Diversidade de fragmentação

Um último critério que deve ser considerado na escolha da fragmentadora é sobre quais materiais, além do papel, ele é capaz de fragmentar. Há fragmentadoras mais robustas que têm a capacidade de destruir materiais adicionais, como grampos, clipes de papel, cartões de crédito e CD’s.

Aqui na Menno trabalhamos com duas linhas de fragmentadoras para diferentes áreas, você pode estar conhecendo melhor elas nos posts abaixo:

• Fragmentadoras Secretas: Conheça as vantagens para seu escritório!
• Fragmentadora de Papel: Cortadeira Destroyer

Chegamos ao final de mais um artigo de dicas aqui no Blog da Menno.

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